บทที่ 6 เอกสารทางธุรกิจ

           ความหมายของเอกสารธุรกิจ

                เอกสารธุรกิจ (Business Documents) หมายถึง เอกสารหรือตราสารต่าง ๆ ที่ทำขึ้นเป็นลายลักษณ์อักษรที่เกี่ยวข้องกับการประกอบธุรกิจ โดยอาจจัดทำขึ้นในรูปของแบบฟอร์ม หรือในรูปของแบบพิมพ์หรือเขียนขึ้นในลักษณะที่ถูกต้องตามกฎหมายมีจุดมุ่งหมายเพื่อใช้เป็นหลักฐานยืนยัน หรืออ้างอิงในการประกอบธุรกิจ

                เอกสารธุรกิจ หมายถึง หนังสือที่ใช้เป็นหลักฐานที่ทำให้ปรากฏความหมายตามตัวอักษรตัวเลข เพื่อใช้เป็นหลักฐานในการดำเนินกิจกรรมทางด้านการผลิต การจัดจำหน่ายและการบริการ

                จากความหมายดังกล่าวจึงเห็นได้ว่า เอกสารทางธุรกิจ เป็นสิ่งที่จัดทำขึ้นตามความประสงค์เพื่อใช้ในการดำเนินการทางธุรกิจให้ประสบผลสำเร็จ

 ความสำคัญของเอกสารทางธุรกิจ

                ในการประกอบการธุรกิจ ผู้ประกอบการต้องมีความสัมพันธ์กับบุคคลและหน่อยงานองค์กรต่าง ๆ การติดต่อทางธุรกิจ จึงต้องกระทำเป็นลายลักษณ์อักษร เพื่อเป็นหลักฐานสำหรับใช้อ้างอิงและมีผลได้ตามกฎหมาย เอกสารทางธุรกิจที่จัดทำขึ้นจึงมีความสำคัญต่อวงการธุรกิจมากดังนี้

                1.ใช้เป็นหลักฐานที่มีผลตามกฎหมาย

                2.ทำให้การติดต่อกันทางธุรกิจ มีความสะดวกรวดเร็ว ปลอดภัย

                3.สร้างความเชื่อถือ ในการติดต่อทางด้านสินเชื่อ

                4.ใช้แทนการชำระหนี้ด้วยเงินสด ซึ้งทำให้เกิดความรวดเร็วและปลอดภัย

                5.ใช้เป็นข้อมูลใช้การบันทึกทางการบัญชี

                6.ทำให้เกิดสภาพคล่องในการถือหรือเปลี่ยนมือเกี่ยวกับหลักทรัพย์ทางธุรกิจ

ประเภทของเอกสารธุรกิจ

          1. เอกสารทางการค้า

          2. เอกสารเครดิตทางการเงิน

          3. เอกสารการนำเข้าละส่งออก

          4. เอกสารการประกันภัย

          5. เอกสารการขนส่ง

1. เอกสารทางการค้า

          เอกสารเกี่ยวกับการซื้อขายสินค้า ที่กิจการจำเป็นต้องมี เพื่อติดต่อประสานงานและใช้เป็นหลักฐานอ้างอิงในการปฎิบัติงาน ซึ่งกฎหมายกำหนดให้ผู้ประกอบการต้องจัดทำบัญชีเพื่อสรุปผลการดำเนินงาน และแสดงฐานทางการเงินของกิจการ เพื่อเสียภาษีอากรเช่น ใบสอบถามราคาสินค้า ใบเสนอราคา ใบสั่งซื้อสินค้า ใบส่งของ บิลเงินสด ใบเพิ่มหนี้ ฯลฯ เป็นต้น 

2. เอกสารเครดิตทางการเงิน

          เอกสารเครดิตทางการเงิน

          การรับ- การจ่ายในการให้เครดิตหรือสินเชื่อ ก็ต้องทำหลักฐานหรือเอกสาร

          1. ตั๋วเงิน คือ เอกสารเครดิตที่ใช้แทนเงินในวงการธุรกิจ  ตั๋วเงินอาจถูกขายเปลี่ยนมือผู้ถือหรือโอนสลักหลัง

          ตั๋วเงินแบ่งเป็น  3  ประเภท  ได้แก่

          1. ตั๋วสัญญาใช้เงิน (Promissory Note)

          2. ตั๋วแลกเงิน  (Bill of Exchange)

          3. เช็ค (Cheque)

          1.1.   ตั๋วสัญญาใช้เงิน  (Promissory Note)

ตั๋วสัญญาใช้เงิน คือ หนังสือตราสารที่บุคคลผู้หนึ่งที่เรียกว่าผู้ออกตั๋ว ให้คำมั่นสัญญาว่าจะใช้เงินจำนวนหนึ่งให้แก่บุคคลอีกบุคคลหนึ่งหรือให้ใช้ตามคำสั่งของบุคคลอีกบุคคลหนึ่งเรียกว่า ผู้รับเงิน 

1.2. ตั๋วแลกเงิน  (Bill of Exchange)

ตั๋วแลกเงิน  คือ  หนังสือตราสารที่บุคคลผู้หนึ่งที่เรียกว่าผู้สั่งจ่าย  สั่งบุคคลอีกผู้หนึ่ง เรียกว่าผู้จ่าย ให้ใช้เงินจำนวนหนึ่งแก่บุคคลหนึ่งหรือให้ใช้ตามคำสั่งของบุคคลอีกคนหนึ่งซึ่งเรียกว่าผู้รับเงิน 

          1.3.   เช็ค (cheque)

          เช็ค  คือ  หนังสือตราสารที่บุคคลคนหนึ่งที่เรียกว่า  ผู้สั่งจ่าย  สั่งธนาคารให้ใช้เงินจำนวนหนึ่งเมื่อทวงถาม  ให้แก่บุคคลอีกคนหนึ่งหรือให้ใช้ตามคำสั่งของบุคคลอีกคนหนึ่งซึ่งเรียกว่า 

2. บัตรเครดิต

          บัตรเครดิต คือ ตราสารทางการเงิน โดยธนาคารพาณิชย์จะเป็นผู้ออกบัตรให้แก่สมาชิก ลูกค้าต้องขอเปิดสินเชื่อจากธนาคาร ซึ่งมีเงื่อนไขแตกต่างกันไป     

3. ธนาณัติ

          เป็นเอกสารที่ทำ ณ ไปรษณีย์ทั่วประเทศเพื่อให้บริการ รับฝากเงินจากผู้ฝากส่งแล้วดำเนินการออกตราสารสั่งจ่ายเงินซึ่งเรียกว่าธนาณัติ หรือออกคำสั่งให้ที่ทำการไปรษณีย์ปลายทางออกตราสารสั่งจ่ายเงินดังกล่าวตามจำนวนที่รับฝากเพื่อจ่ายเงินให้แก่ผู้รับที่มีนามระบุในตราสารนั้น ณ ที่ทำการไปรษณีย์

ตัวอย่างเอกสาร

4.เลตเตอร์ออฟเครดิต  (Letter of Credit หรือตัวย่อว่า L/C) 

          Letter of Credit หรือที่นิยมเรียกกันย่อๆ ว่า L/C เป็นการชำระค่าสินค้าผ่านธนาคารวิธีหนึ่ง ซึ่งเป็นวิธีที่ได้รับความนิยมมากที่สุด เพราะเป็นวิธีเดียวที่มีหลักประกันพอที่จะเชื่อได้ว่า ผู้ขายสินค้าจะได้รับเงินค่าสินค้าเมื่อได้ส่งมอบสินค้าลงเรือ และผู้ซื้อสินค้าจะได้รับสินค้าเมื่อจ่ายเงินค่าสินค้า  ซึ่งมี 2 ชนิดดังนี้

          4.1  เลตเตอร์ออฟเครดิตเพื่อการค้า

          4.2  เลตเตอร์ออฟเครดิตเพื่อการเดินทาง 

5.ใบรับทรัสต์ คือ หนังสือสัญญาที่ผู้สั่งสินค้าเข้าทำไว้ต่อธนาคารเพื่อเป็นการรับรองว่า ตนขอรับเอกสารประกอบในการส่งสินค้า จากธนาคารเพื่อนำไปออกสินค้าจากกรมศุลากากร เช่น ใบตราส่งสินค้า รายการบรรจุสินค้าและน้ำหนักสินค้า ฯลฯ โดยมีบุคคลที่เกี่ยวข้อง 2 ฝ่าย คือ ผู้ซื้อสินค้ากับธนาคาร

5. เอกสารการนำเข้าและส่งออก

          เอกสารการนำเข้าและส่งออก  จัดทำขึ้นเพื่อช่วยให้การนำเข้าและส่งออกบรรลุวัตถุประสงค์ ของการซื้อขายระหว่างประเทศ  ได้แก่

          1. ใบกำกับสินค้าสำรอง เป็นใบกำกับสินค้าที่ผู้ขายออกให้เพื่อนำไปเป็นหลักฐานในการขอเปิด L/C จะมีลักษณะคล้ายใบกำกับสินค้า

          2. ใบกำกับหีบห่อ เป็นเอกสารที่ผู้ส่งออกทำขึนเพื่อแสดงรายการบรรจุหีบห่อในลักษณะต่างๆ โดยแนบมาพร้อมใบกำกับสินค้า

          3. ใบขนสินค้าเข้า คือ เอกสารที่ผู้นำเข้าจัดทำเพื่อยื่นต่อเจ้าหน้าที่ศุลกากร เป็นแบบฟอร์มที่ต้องกรอกข้อความเพื่อแสดงลักษณะ ราคาของสินค้า และรายละเอียดอื่นๆจำเป็น

          4. ใบขนสินค้าขาออก เป็นเอกสารที่ผู้ส่งออกเพื่อแสดงรายการในการส่งสินค้าให้กับผู้ซื้อตามเงื่อนไขในสัญญาซื้อขาย

          5.  แบบธุรกิจต่างประเทศ ธ.ต. 1   คือแบบพิมพ์ของธนาคารแห่งประเทศไทย ตาม พรบ. ควบคุมการแลกเปลี่ยนเงิน พ.ศ. 2485 เป็นรายงานการส่งออก ๖ใช้สำหรับการส่งออกที่มีมูลค่าครั้งละเกินกว่า 500,000 บาท ) ซึ่งผู้ส่งออกเป็นผู้ยื่นประกอบใบขนสินค้าขาออกโดยจัดทำ 2 ฉบับ คือ 1.) ต้นฉบับ 2.) สำเนา แบบพิมพ์ ธ.ต. 1 นี้ขอรับได้จากกรมศุลกากร และไม่ต้องมีการรับรองจากธนาคารพาณิชย์ 6.  แบบธุรกิจต่างประเทศ (ธ.ต.2) คือ แบบพิมพ์ของธนาคารแห่งประเทศไทย  ตามพระราชบัญญัติควบคุมการแลกเปลี่ยนเงิน พ.ศ. 2485 ใช้สำหรับยื่นประกอบ  ใบขนสินค้าขาเข้า ซึ่งสินค้าที่นำเข้า มีมูลค่าเกินกว่า 500,000 บาท ผู้นำของเข้าจะต้องนำมายื่นพร้อมกับใบขนสินค้า ในขณะผ่านพิธีการ   

          7. ใบแสดงแหล่งกำเนิดของสินค้า เป็นเอกสารที่ผู้ขายต้องแสดงว่าสินค้าผลิตจากประเทศไทย

          8. กรมธรรม์ประกันภัย ออกโดยบริษัทประกันภัย เพื่อแสดงภาระผูกพันที่จะชดใช้ค่าสินไหมทดแทนให้แก่บุคคลอีกคนหนึ่ง

          9. ใบรับรองการประกันภัย  เป็นเอกสารที่ผู้รับประกันภัยออกให้แก่ผู้ระกันภัยในแต่ละครั้งที่มีการขนส่งสินค้า

          10. ใบรับรองน้ำหนักของสินค้า  เป็นเอกสารที่ผู้ขายเป็นผู้ออกเพื่อรับรองน้ำหนักของสินค้า

          11. ใบรับรองการตรวจสินค้า เป็นเอกสารรับรองคุณภาพสินค้าที่ส่งออก

6. เอกสารการประกันภัย

          เอกสารการประกันภัย แบ่งออกเป็น 2 ประเภท คือ

          1. การประกันชีวิต คือ สัญญาประกันภัยที่ผู้รับประกันตกลงจะ ชดใช้เงินจำนวนหนึ่งให้แก่ผู้เอาประกันภัยหรือผู้รับประโยชน์เทื่อเกิดเหตุตามสัญญา มี 3 ประเภทคือ

          1.1. ประเภทสามัญ

          1.2. ประเภทอุตสาหกรรม

          1.3 ประเภทประกันหมู่

          2.  ประกันวินาศภัย  คือ การที่ผู้รับประกันภัยทำสัญญายินยอมที่จะชดใช้ค่าสินไหมทดแทน หรือชดใช้เงินจำนวนหนึ่งในกรณีที่เกิดความเสียหายเกี่ยวกับทรัพย์สินที่เอาประกันภัย โดยที่ผู้เอาประกันภัยตกลงจ่ายค่าเบี้ยประกันภัยให้แก่ผู้รับประกันภัย แบ่งประเภทของการประกันวินาศภัยออกเป็น 4 ประเภท ด้วยกัน 

         2.1 การประกันภัยอัคคีภัย   คือสัญญาที่คุ้มครองวินาศภัยที่เกิดขึ้นกับทรัพย์สินที่เอาประกันภัยเป็นกรมธรรม์มาตรฐาน

          2.2 การประกันภัยทางทะเล เป็นการประกันความเสียหายทางสินค้าและทรัพย์สินที่อยู่ระหว่างการขนส่งรวมทั้งพาหนะและสิ่งอื่นๆทีใช้ในการขนส่ง

          2.3 การประกันภัยรถยนต์ คือ การประกันภัยความเสียหายหรือความสูญเสียที่อาจเกิดขึ้นจากการใช้รถยนต์

          2.4 การประกันภัยเบ็ดเตล็ด เป็นการประกันวินาศภัย ให้ความคุ้มครองต่อความสูญเสียที่เกิดจากภัยอื่นๆ นอกเหนือจากการคุ้มครองของกรมธรรม์ประกันอัคคีภัย

          เอกสารเกี่ยวกับการประกันภัยที่ใช้อยู่ทั่วไป ได้แก่

          1. ใบคำขอเอาประกันภัย ( Application Form)

          2. กรมธรรม์ประกันภัย ( Insurance Policy)

          3. กรมธรรม์เปิด ( Open Policy)

          4. หนังสือรับรองการประกันภัย ( Certificate of  Insurance)

          5. หนังสือเรียกร้องค่าสินไหมทดแทน  ( Claim Form)

7. เอกสารการขนส่ง

          เอกสารการขนส่ง เป็นเอกสารเกี่ยวกับการขนส่งมีความสำคัญและประโยชน์ที่จะบอกได้ถึงวิธีการขนส่งทั้งภายในและภายนอกประเทศ ได้แก่

          1.ใบจองเรือ(Booking Note)  คือ เอกสารที่ผู้ส่งออกจองระวางเรือที่จะบรรทุกสินค้าไปยังผู้ซื้อต่างประเทศ ภายหลังจากที่ได้รับใบสั่งซื้อจากลูกค้าแล้ว

          2.ใบสั่งให้ขนสินค้าขึ้นเรือ(Shipping Order)  เป็นเอกสารที่ออกโดยบริษัทหรือตัวแทนเรือหลังจากที่ได้มีการจองระวางเรือเรียบร้อยแล้ว เพื่อสั่งการให้ต้นหนเรือรับสินค้าขึ้นบรรทุกเรือตามรายการ

          3.ใบขนสินค้าขึ้นเรือ(Mate's Receipt) เป็นเอกสารที่ ต้นหนเรือจะออกเอกสารให้ผู้ ส่งออกเพื่อเป็นหลักฐานรับรองว่าได้รับสินค้าขึ้นเรือแล้ว

          4.ใบตราส่งสินค้า(Bill of Lading) เอกสารใบนี้จะออกโดยบริษัทเรือหรือตัวแทนและมอบให้กับผู้ส่งสินค้าเพื่อใช้เป็นหลักฐานว่าบริษัทเรือได้รับดำเนินการขนส่งสินค้าให้แล้วตามความประสงค์ของผู้ส่งสินค้า

          5.สัญญาเช่าเหมาเรือ(Charter Party,C/P) เป็นเอกสารที่บริษัทเรือออกให้เพื่อแสดงเงื่อนไขในกาตกลงเช่าเรือ

          6.ใบสั่งปล่อยสินค้า(Delivery Order D/O) เป็นเอกสารที่บริษัทเรือได้ออกให้กับผู้นำเข้าสินค้า เมื่อผู้นำเข้าได้นำใบ B/L มายื่นแลกเปลี่ยนขอรับใบ D/O ไปเพื่อจะนำเอาใบ D/O ไปยื่นแสดงต่อเจ้าหน้าที่คลังสินค้าให้ปล่อยสินค้าจากคลังท่าเรือมอบให้แก่ผู้นำเข้า

          7.รายการบัญชีสินค้า(Maninfest)  บริษัทเรือหรือตัวแทนจะบันทึกรายละเอียดต่างๆ เกี่ยวกับสินค้าที่นำขึ้นบรรทุกบนเรือเพื่อให้ต้นหนเรือนำไปพร้อมกับสินค้า

          8.ใบพัสดุภัณฑ์ทางอากาศ(Air Way Bill) เป็นใบตราส่งที่มีคุณสมบัติเพียงใบรับขน (Receipt) และสัญญาขน (Contract) เท่านั้น เพื่อใช้เป็นหลักฐานแสดงถึงรายละเอียดของสินค้าและรายละเอียดเกี่ยวกับการบิน รวมทั้งใช้แสดงน้ำหนักของสินค้าที่ขน

          9.ใบตราส่งทางรถไฟ(Rail Way Bill) เป็นเอกสารที่ออกโดยการรถไฟ ใช้เป็นหลักฐานว่าได้รับสินค้าจากผู้ส่งออกเพื่อขนส่งไปยังจุดหมายปลายทางในต่างประเทศแล้ว

          10.ใบรับพัสดุภัณฑ์ไปรษณีย์(Parcel Post Notification)  เอกสารนี้ใช้เป็น “ใบรับ”ซึ่งออกโดยสำนักงานไปรษณีย์ (Post Office) ของประเทศต้นทางที่ส่งสินค้าให้ไว้เป็นหลักฐานว่าจะจัดส่งหีบห่อสินค้าให้แก่ผู้รับปลายทาง

view